Şirket aracı satarken gerekli evraklar ve devir hazırlığı

Önce tescil sahibi ile şirket kayıtlarını eşleştirin

Hazırlığın ilk adımı, aracın hangi tüzel kişi adına tescilli olduğunu kesinleştirmektir. Marka adı, şube adı veya günlük kullanılan kısa unvan; ruhsat ve ticaret sicilindeki tam unvanla aynı olmayabilir. Türkiye Noterler Birliğinin e-Devlet üzerinden sunduğu ‘Adıma Tescilli Araç Sorgulama (Tüzel Kişi)’ hizmeti, yetkili kullanıcının şirket adına kayıtlı araçları kontrol etmesine imkân verir. Plaka, araç niteliği ve şirket unvanı arasında farklılık görürseniz teklif veya randevu aşamasına geçmeden kaynağını araştırın.

Ruhsatın fiziksel olarak elde bulunması yararlıdır; ancak tek başına imza yetkisini göstermez. Birleşme, unvan değişikliği, tür değişikliği, tasfiye, şube kapanması veya araç kaydının başka bir grup şirketinde olması gibi durumlarda günlük kullanım ile hukuki malik ayrışabilir. Satışı, faturayı ve güvenli ödeme kaydını aynı tüzel kişi ekseninde planlamak son dakika uyuşmazlığını önler. Tescil kaydıyla muhasebe sabit kıymet kaydının da aynı aracı işaret ettiğini şirket içinde kontrol edin.

• Tescilde görünen şirketin tam ticaret unvanını yazın.
• Plaka, şasi ve araç niteliğini ruhsat ile şirket kayıtlarında karşılaştırın.
• Araç başka şube veya grup şirketi tarafından kullanılıyorsa malik şirketi esas alın.
• Unvan, tür veya merkez değişikliği varsa noterlikten güncel kayıt uyumunu sorun.
• Muhasebe kayıtlarındaki sabit kıymet ile satışa sunulan aracı eşleştirin.

Temsil ve imza yetkisini işlem özelinde doğrulayın

Şirket adına her çalışan, ortak veya yönetici araç satamaz. Noterlik, işlem yapacak kişinin şirketi temsile yetkili olup olmadığını ve bu yetkinin araç satışını kapsayıp kapsamadığını güncel kayıtlardan değerlendirir. Yetki tek başına kullanılabiliyor mu, iki kişinin birlikte imzası mı gerekiyor, süre veya konu sınırı var mı gibi ayrıntılar önemlidir. Kartvizit, şirket içi görev yazısı veya eski tarihli bir imza örneği tek başına yeterli kabul edilmeyebilir.

Satış vekil aracılığıyla yapılacaksa şirketi temsil eden yetkili tarafından verilmiş vekâletnamenin kapsamı ayrıca kontrol edilir. Vekâletnamede yalnız aracı kullanma, teslim alma veya tescil işlemi yapma yetkisinin bulunması, mutlaka satış bedeli üzerinde anlaşma ve mülkiyeti devretme yetkisi bulunduğu anlamına gelmez. Belgenin geçerliliği, azil durumu, araç veya işlem sınırı için noterlikten teyit alın; metni kendi yorumunuzla genişletmeyin.

1. 01

   Temsil şeklini belirleyin

   Şirketin tek imza, müşterek imza veya vekâlet yoluyla temsil edildiğini güncel kayıttan kontrol edin.

2. 02

   İşlemi yapan kişiyi netleştirin

   Notere kimin gideceğini, kimliğinin ve yetkisinin işlem tarihinde geçerli olup olmadığını önceden belirleyin.

3. 03

   Araç satış kapsamını sorun

   Genel temsil ifadesinin somut taşıt satışına yeterliliğini seçilen noterlikle teyit edin.

4. 04

   Ortak imza gerekiyorsa takvimi birleştirin

   Birden fazla yetkilinin aynı işlemde hazır bulunması gerekiyorsa randevuyu buna göre oluşturun.

Noter dosyasını ezber listeden değil, somut işlemden oluşturun

İnternette dolaşan evrak listeleri çoğu zaman belirli bir şirket türü veya eski bir uygulama için hazırlanmıştır. Kimlik, araç tescil bilgisi ve temsil belgesi temel görünse de faaliyet belgesi, sicil belgesi, imza düzenini gösteren kayıt, vekâletname, şirket kararı ya da başka bir dayanak gerekip gerekmediğini noter belirler. Bazı bilgiler elektronik sistemden görülebilir; bunun her belgeyi yanınızda taşımaya gerek bırakacağı varsayılmamalıdır.

En verimli yöntem, randevudan önce noterliğe şirket türünü ve özel durumu açıkça söylemektir. ‘Limited şirket adına kayıtlı aracı, münferit yetkili müdür satacak’ veya ‘anonim şirket aracı, müşterek imzalı iki temsilciyle devredilecek’ gibi somut bir açıklama yapın. Belgenin aslı, elektronik doğrulanabilir nüshası veya güncellik süresi hakkında da aynı görüşmede bilgi alın. Böylece yanlış belgenin fotokopisini çoğaltmak yerine geçerli dosyayı hazırlarsınız.

• Yetkili kişi veya kişilerin geçerli kimliklerini hazırlayın.
• Araç tescil belgesi ve araç kimliğini belirleyen bilgileri erişilebilir tutun.
• Güncel temsil ve imza düzenini gösteren dayanağı noterliğe sorun.
• Vekil kullanılacaksa vekâletnamenin satış yetkisini ayrıca teyit ettirin.
• Tasfiye, unvan değişikliği veya şube işlemi varsa bunu randevu öncesinde bildirin.
• Noterin istediği belgenin biçimini ve güncellik şartını doğrudan noterden öğrenin.

Fatura, KDV ve muhasebe kaydını satıştan önce planlayın

Şirket aktifindeki araç satışı yalnız noter devrinden ibaret değildir; işletmenin belge ve vergi düzeninde de karşılığı vardır. Satış faturası, aracın kayıtlı değeri, birikmiş amortisman, satış kazancı veya zararı ve KDV uygulaması şirketin ve aracın durumuna göre değerlendirilir. Geçmişte verilmiş bir özelgedeki oranı veya başka şirketin faturasını doğrudan kendi işleminize kopyalamak güvenli değildir; mevzuat ve oranlar değişebilir, aracın edinim şekli sonucu etkileyebilir.

Satış bedeli kesinleşmeden önce mali müşavire aracın edinim faturası, sabit kıymet kaydı ve planlanan satış tarihini iletin. Faturanın kimin adına, hangi tarihte, hangi açıklamayla ve hangi tutar üzerinden düzenleneceğini; e-belge yükümlülüğü ile muhasebe çıkış kaydını sorun. Noter sözleşmesi, güvenli ödeme kaydı ve faturadaki taraf ile bedel bilgilerinin birbiriyle çelişmemesi gerekir. Bu sayfa kişiye özel vergi danışmanlığı vermez; işlem günündeki uygulama mali müşavir veya yetkili vergi danışmanıyla doğrulanmalıdır.

• Aracın şirket kayıtlarına giriş belgesini ve maliyet bilgisini bulun.
• Birikmiş amortisman ile kayıtlı net değeri mali müşavirle kontrol edin.
• Fatura türünü, zamanını ve güncel KDV uygulamasını işlem özelinde sorun.
• Noter satış bedeli, güvenli ödeme tutarı ve faturayı aynı ticari işlem olarak eşleştirin.
• Satış sonrası sabit kıymet çıkışı ve kayıt saklama düzenini planlayın.

MTV, ceza, rehin ve diğer kısıtları randevudan önce tarayın

Noterlikte temsil belgeleri tam olsa bile araç üzerindeki mali veya hukuki bir kısıt devri durdurabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı, taşıta ait taksitlendirilmiş borçlar dâhil satışa engel borçların ödeme durumuna ilişkin güncel açıklamalar yayımlar. Tescil hizmetindeki hak mahrumiyeti bilgileri, şirketin kendi kayıtları, kredi sözleşmeleri ve varsa icra veya kamu kurumu yazışmaları birlikte incelenmelidir. Tek bir ekran görüntüsünü bütün kısıtların kaldırıldığına dair kesin kanıt saymayın.

Ödeme yaptıktan veya rehin kaldırma sürecini başlattıktan sonra kayıtların anında güncelleneceğini varsaymak risklidir. İlgili banka, vergi birimi ya da yetkili kurumdan işlemin tamamlandığını öğrenin; ardından noterlik sisteminde satışa engel görünümün kalktığını teyit edin. Araç üzerinde kiralama, finansman veya şirket içi teminat ilişkisi bulunuyorsa yalnız muhasebe kaydıyla yetinmeyip sözleşme tarafının onay gerekliliğini de inceleyin.

1. 01

   Vergi ve ceza durumunu kontrol edin

   GİB ve ilgili resmî kanallardaki güncel borç durumunu işlem tarihine yakın yeniden sorgulayın.

2. 02

   Hak mahrumiyetlerini inceleyin

   Tescil kaydında satışa engel olabilecek rehin, haciz veya başka bir şerh görünüp görünmediğine bakın.

3. 03

   Kaldırma işlemini sonuçlandırın

   Ödeme veya kurum başvurusu yapılmasını, kaydın fiilen kaldırılmasıyla karıştırmayın.

4. 04

   Noter ön kontrolü alın

   Kısıtın kalktığını satış günü gelmeden seçilen noterliğe doğrulatın.

Güvenli ödeme kaydını şirket taraflarıyla uyumlu kurun

Nakit, havale, EFT veya benzeri yöntemle yapılan ikinci el motorlu kara taşıtı satışlarında Güvenli Ödeme Sistemine ilişkin güncel resmî akış gerçek kişiler kadar tüzel kişiler için de dikkate alınır. Satıcı kaydı oluşturulurken şirket unvanı, temsilci, alıcı ve araç bilgilerinin doğru girilmesi; noter sözleşmesindeki satış bedeliyle sistemdeki tutarın uyumlu olması gerekir. Satış bedelinin bir çalışanın veya ortağın kişisel hesabına yönlendirilmesi gibi farklı bir kurgu varsa bunu normal kabul etmeyin; banka, noter ve mali müşavirden doğrulama alın.

Aracı kuruluşların şirket hesabı, yetkili kullanıcı, günlük transfer limiti ve işlem onayı yöntemleri farklılaşabilir. Noter randevusundan önce bankanın kurumsal kanalıyla görüşerek güvenli ödeme başvurusunu kimin başlatabileceğini ve alıcının hangi referansla devam edeceğini öğrenin. Ekran görüntüsü veya sıradan dekont, sistemde tamamlanmış güvenli ödeme kaydının yerine geçmez. Araç ve anahtar teslimini noter devri ile ödeme sonucunun resmî olarak kesinleştiği aşamaya bağlayın.

Satış günü ve sonrasında şirket içi kapanışı tamamlayın

Satış günü yetkili kişilerin kimliklerini, noter tarafından teyit edilen belgeleri, güvenli ödeme referansını ve araç teslim paketini tek dosyada tutun. Sözleşmeyi imzalamadan önce şirket unvanı, vergi bilgisi, plaka veya şasi, satış bedeli ve temsilci sıfatını okuyun. Hata varsa ‘sonra düzeltilir’ varsayımıyla ilerlemek yerine işlem sırasında düzeltilmesini isteyin. Anahtar, yedek anahtar, varsa servis belgeleri ve diğer teslim unsurlarını kısa bir teslim tutanağıyla kayıt altına almak pratik uyuşmazlıkları azaltır.

Devirden sonra noter belgesini, güvenli ödeme sonucunu, faturayı ve teslim kaydını şirket arşivine alın. Sigorta, HGS/OGS niteliğindeki geçiş ürünü, akaryakıt kartı, filo takip cihazı, otopark aboneliği ve şirket erişimlerini ilgili sağlayıcıların kurallarına göre kapatın veya devredin. Kişisel verileri ve eski kullanıcı hesaplarını araçtan silin. Tescil ve muhasebe kaydının kapandığını kontrol etmek, devir senedini alıp dosyayı unutmak kadar önemli bir son adımdır.

• Noter sözleşmesindeki şirket, araç ve bedel bilgilerini imzadan önce okuyun.
• Ödeme sonucunu yetkili kuruluşun kendi kanalından doğrulayın.
• Anahtar, belge ve aksesuar teslimini yazılı kayıtla tamamlayın.
• Faturayı ve sabit kıymet çıkışını mali müşavirle sonuçlandırın.
• Sigorta, geçiş, filo ve kullanıcı hesaplarını ayrı ayrı kapatın.
• Tüm kayıtları şirketin belge saklama politikasına göre arşivleyin.